Las presentes políticas se desarrollan en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
CONFIANZA IPS S.A.S es el Responsable del tratamiento de datos personales y su identificación y datos de contacto, son:
Las Políticas de Tratamiento de Datos personales descritas a continuación tendrán vigencia a partir de su publicación y su duración será determinada por la duración de la finalidad del tratamiento de cada base de datos o la vigencia de la Empresa CONFIANZA IPS S.A.S Los Datos Personales incluidos en las bases de datos sujetas a Tratamiento, permanecerán y serán tratados con base en el criterio de temporalidad por el término contractual que tenga el producto o servicio, y/o durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más los términos que establezca la ley. De todas maneras CONFIANZA IPS S.A.S se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la presente política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación del responsable y las finalidades del tratamiento, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, los titulares serán informados de los mismos antes de implementar las nuevas políticas y además se procederá a obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. De hecho se efectuaran las modificaciones “dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada y anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018” cuando no haya cambios sustanciales.“ Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”. La presente política también aplica en el caso de que CONFIANZA IPS S.A.S actué como Encargado del Tratamiento de Datos Personales.
Las presentes políticas están enmarcadas en la Ley 1581 de 2.012 y su decreto reglamentario 1377 de 2.013 que regula la protección de datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. l) Cliente: persona natural o jurídica a la cual CONFIANZA IPS S.A.S le vende sus productos o les presta servicios profesionales en razón de relación comercial acordada. m) Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. ñ) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del RESPONSABLE.
Con la implementación de ésta política la Empresa, CONFIANZA IPS S.A.S busca garantizar el debido tratamiento de la información legalmente recopilada (datos personales) y la seguridad de la misma, ya sea que CONFIANZA IPS S.A.S actué como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales. Las presentes políticas son aplicables a los datos personales de personas naturales registradas en las bases de datos relativas a Empleados, ex-empleados y aspirantes a Empleados, Proveedores, ex-proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes antiguos, actuales y prospectos y Usuarios, los cuales sean susceptibles de tratamiento. En general aplicarán a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de CONFIANZA IPS S.A.S
La presente política además establece los mecanismos dispuestos por el Responsable del tratamiento para que el titular de los datos personales pueda hacer efectivos sus derechos y así garantiza que tanto la recolección como el tratamiento que se efectúa de dichos datos se ajusten a la normatividad legal actual, ya sea que CONFIANZA IPS S.A.S efectué el tratamiento directamente como Responsable o simultáneamente tenga Encargados del Tratamiento.
En caso de que CONFIANZA IPS S.A.S, contara con Encargados del Tratamiento de datos personales, suscribirá con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:1. Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Ley, se aplicaran, de manera armónica e integral los siguientes principios.
Al momento que una persona suministre su información personal, con el fin de ser tratada dentro de una base de datos, adquiere los siguientes derechos:
Reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado, además CONFIANZA IPS S.A.S asume los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento:
actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin.
La Empresa, garantiza en todo tiempo al titular de la información, la posibilidad de conocer, El Responsable del Tratamiento de Datos personales conservará con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes.
A fin de facilitar el contacto con nuestros clientes, proveedores y empleados, antiguos, actuales y futuros y poder así administrar nuestro negocio, recabamos y mantenemos información personal de los mismos. Para poder entender y satisfacer sus necesidades y cumplir sus obligaciones comerciales, contractuales y de otra índole, CONFIANZA IPS S.A.S, obtiene información personal. La información personal que recogemos puede incluir, pero no limitarse a:
CONFIANZA IPS S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos (actuales, anteriores y futuros) recoge datos personales (nombre, documento de identificación, dirección, correo electrónico, teléfono y otros) con distintas finalidades, como:
En términos generales poder ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores, así como con las disposiciones legales y compromisos a que hubiere lugar. Todas las anteriores finalidades las podrá ejecutar CONFIANZA IPS S.A.S, como Entidad Jurídica Responsable del Tratamiento de datos personales o el Encargado que la misma designe, cumpliendo siempre con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2.012.En la medida que lo requiera la ley, brindaremos información personal a las autoridades del gobierno o a terceros debidamente autorizados que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal.
CONFIANZA IPS S.A.S no vende la información de sus clientes ni comparte su dirección electrónica con terceros. Asimismo, todos los correos electrónicos promociónales de CONFIANZA IPS S.A.S incluirán dentro del cuerpo del mensaje un enlace válido para elegir ser retirado de la lista de distribución. De igual manera, ocasionalmente proporcionamos enlaces a recursos que creemos sean de utilidad. Estos enlaces lo llevarán a sitios web que no están asociados a CONFIANZA IPS S.A.S y que pueden funcionar bajo distintas políticas de privacidad. Nuestros usuarios serán responsables de leer las políticas de privacidad de dichos sitios web, ya que nosotros no tenemos control sobre la información proporcionada o suministrada de cualquier manera a una o varias de estas compañías. En el evento en el cual CONFIANZA IPS S.A.S entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes o a quienes encargue de su tratamiento, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme a lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, CONFIANZA IPS S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo con otros fines.
De conformidad con la Ley y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados CONFIANZA IPS S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del manejo de los datos personales de cada Titular y con este fin ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y su posterior verificación o consulta.
Al tramitar la respectiva autorización CONFIANZA IPS S.A.S P informará al Titular de los Datos personales, lo siguiente:
CONFIANZA IPS S.A.S informará mediante un aviso a la entrada de sus instalaciones y en cumplimiento a lo estipulado en cuanto al Tratamiento de Datos personales, la existencia de video vigilancia y que cuenta con este mecanismo de seguridad. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CONFIANZA IPS S.A.S se asegurará de que la recolección de Datos personales de menores de edad y adolescentes sólo procederá cuando dichos datos sean de naturaleza pública y estrictamente necesarios y contando con la autorización previa, expresa e informada de alguno de los padres o del representante legal de la niña, niño o adolescente. En el caso de datos sensibles del titular y de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la ley 1581 y 6 del Decreto 1377 de 2013 CONFIANZA IPS S.A.S no efectuará el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 1377 del 2.013 sobre la autorización del tratamiento de datos personales recolectados antes de la expedición de dicho decreto CONFIANZA IPS S.A.S estableció el mecanismo respectivo para solicitar la autorización de los titulares de dichos datos, el cual incluye un formulario para obtener dicha autorización y el cual ha sido publicado en su página web o ha sido o será enviado física o electrónicamente al respectivo Titular para que acceda a él y autorice el poder continuar con el tratamiento de sus datos personales.
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos previa acreditación de identidad por el mismo titular, sus causahabientes, representantes y apoderados. Todo titular de datos personales tiene derecho a conocer, consultar, actualizar y solicitar corrección de sus datos personales , solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de sus datos, ser informado por el Responsable del tratamiento respecto del uso dado a sus datos ,presentar ante la Superintendencia De Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 del 2.012 y a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales descritas en la Ley mencionada anteriormente.
CONFIANZA IPS S.A.S ha designado al Área de Comunicaciones como la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares de Datos personales y ante esta pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Toda consulta (información básica) o reclamo (solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del Titular que está en las bases de datos de CONFIANZA IPS S.A.S se recibirá en el correo: administracion@confianzaips.com, administrado por el área encargada de atender las consultas y reclamos o por escrito en la dirección: Cra 36 No 33-08 Barzal Bajo, Villavicencio y debe de contener en cualquier caso la identificación completa del titular incluyendo además, teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso los documentos de soporte que se quieran hacer valer.
La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese término, se informara al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cuanto al reclamo, si este resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si CONFIANZA IPS S.A.S no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, CONFIANZA IPS S.A.S incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El solicitante recibirá una respuesta de CONFIANZA IPS S.A.S en atención a su reclamo dentro de los quince días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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